經(jīng)營(yíng)主體登記檔案管理辦法
經(jīng)營(yíng)主體登記檔案管理辦法
(2025年2月10日國(guó)家市場(chǎng)監(jiān)督管理總局、國(guó)家檔案局令第96號(hào)公布 自2025年3月20日起施行)
第一條為了加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)主體登記檔案的規(guī)范化管理，有效保護(hù)和利用經(jīng)營(yíng)主體登記檔案，充分發(fā)揮其在促進(jìn)和服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》《中華人民共和國(guó)市場(chǎng)主體登記管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)，制定本辦法。
第二條本辦法所稱經(jīng)營(yíng)主體登記檔案(以下簡(jiǎn)稱登記檔案)，是指承擔(dān)經(jīng)營(yíng)主體登記工作的部門(以下稱登記機(jī)關(guān))依法在經(jīng)營(yíng)主體登記注冊(cè)過程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的記錄。
第三條登記檔案管理堅(jiān)持統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)管理、集中保管原則。
國(guó)家市場(chǎng)監(jiān)督管理總局主管全國(guó)登記檔案管理工作，制定登記檔案管理制度，推進(jìn)登記檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，指導(dǎo)地方登記機(jī)關(guān)依法有序開展登記檔案管理工作。
縣級(jí)以上登記機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)本級(jí)登記檔案管理工作，依法履行登記檔案管理職責(zé)。
各級(jí)檔案主管部門依法對(duì)登記檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
第四條登記檔案包括依法登記注冊(cè)的公司、非公司企業(yè)法人及其分支機(jī)構(gòu)，個(gè)人獨(dú)資企業(yè)、合伙企業(yè)及其分支機(jī)構(gòu)，農(nóng)民專業(yè)合作社(聯(lián)合社)及其分支機(jī)構(gòu)，個(gè)體工商戶，外國(guó)公司分支機(jī)構(gòu)和法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他經(jīng)營(yíng)主體的登記檔案。
第五條登記檔案歸檔范圍包括經(jīng)營(yíng)主體在登記、備案等過程中形成的下列文件材料：
(一)經(jīng)營(yíng)主體向登記機(jī)關(guān)提交的申請(qǐng)材料;
(二)登記機(jī)關(guān)作出登記決定時(shí)出具的審核文件;
(三)股權(quán)出質(zhì)登記材料、法院協(xié)助執(zhí)行通知書等其他材料。
具體文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表由國(guó)家市場(chǎng)監(jiān)督管理總局另行制定。
第六條登記檔案的整理遵循一戶一檔、一檔多卷的原則，主要包括組卷、排列、編頁、編目、編號(hào)、裝訂、裝盒等。立卷時(shí)應(yīng)當(dāng)確保文件材料齊全，圖文字跡清晰，格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。
登記檔案歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國(guó)居民身份證法》《中華人民共和國(guó)個(gè)人信息保護(hù)法》等法律規(guī)定，對(duì)涉及個(gè)人身份信息的頁面進(jìn)行專門標(biāo)注或者處理，做好個(gè)人信息保護(hù)。
登記機(jī)關(guān)內(nèi)分設(shè)經(jīng)營(yíng)主體登記機(jī)構(gòu)和檔案管理機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)做好歸檔文件材料的移交工作。
第七條登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)登記檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配置適宜安全保存登記檔案的庫房，配備防盜、防火、防水等必要設(shè)施和登記檔案管理所需的工作設(shè)備。
登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)完善登記檔案管理制度，建立健全登記檔案安全工作機(jī)制，配備登記檔案管理工作人員，提高登記檔案安全應(yīng)急處置能力。
第八條登記機(jī)關(guān)委托第三方開展登記檔案整理、寄存和數(shù)字化等工作的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審核服務(wù)提供方業(yè)務(wù)能力，嚴(yán)格控制登記檔案服務(wù)外包范圍，嚴(yán)格執(zhí)行服務(wù)外包標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，加強(qiáng)登記檔案服務(wù)外包安全管理。
第九條經(jīng)營(yíng)主體存續(xù)期間，登記檔案應(yīng)當(dāng)持續(xù)保存。經(jīng)營(yíng)主體注銷后，登記檔案保管期限一般為20年，自其注銷之日起計(jì)算。經(jīng)營(yíng)主體因被合并而注銷的，其登記檔案并入合并后的經(jīng)營(yíng)主體的登記檔案。
第十條登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)保管期限屆滿的登記檔案進(jìn)行鑒定，經(jīng)鑒定需要銷毀的登記檔案，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定銷毀。經(jīng)鑒定仍有保存價(jià)值的登記檔案，登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限并作出標(biāo)注，其中具有永久保存價(jià)值的，經(jīng)與同級(jí)國(guó)家綜合檔案館協(xié)商同意后可以向其移交。
第十一條登記機(jī)關(guān)通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸、存儲(chǔ)的登記或者備案材料，符合國(guó)家電子檔案管理要求的，可以以電子形式歸檔和移交，不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的除外。
電子登記檔案和傳統(tǒng)載體登記檔案具有同等法律效力，可以以電子形式作為憑證使用。
第十二條電子登記文件歸檔一般采用在線實(shí)時(shí)歸檔方式，不具備在線歸檔條件的，可以采用離線歸檔方式。離線歸檔應(yīng)當(dāng)在登記事項(xiàng)辦理完畢后的六十日內(nèi)完成。
電子登記文件歸檔格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并且通用、開放、不綁定軟硬件。
第十三條國(guó)家市場(chǎng)監(jiān)督管理總局應(yīng)當(dāng)推進(jìn)登記檔案信息資源共享一體化服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)登記檔案信息資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。
各級(jí)登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)登記檔案管理信息化建設(shè)，以統(tǒng)一社會(huì)信用代碼為索引，推動(dòng)登記檔案電子化、影像化，保障電子登記檔案、紙質(zhì)登記檔案數(shù)字化副本的安全保存和有效利用。
各級(jí)登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)做好本級(jí)電子登記檔案管理工作，確保電子登記檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性，并做好數(shù)據(jù)備份。
第十四條經(jīng)營(yíng)主體因變更住所(主要經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所)、主體類型等原因需要遷移登記檔案的，應(yīng)當(dāng)在遷入新住所(主要經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所)前，向遷入地登記機(jī)關(guān)申請(qǐng)辦理變更登記、遷入登記檔案。
遷入地登記機(jī)關(guān)認(rèn)為可以遷入的，應(yīng)當(dāng)向遷出地登記機(jī)關(guān)開具遷入調(diào)檔函，申請(qǐng)人無需向遷出地登記機(jī)關(guān)提出登記檔案遷出申請(qǐng)。
遷出地登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)自收到遷入調(diào)檔函之日起三十日內(nèi)將所有登記檔案移交遷入地登記機(jī)關(guān)。遷入地、遷出地登記機(jī)關(guān)不得限制、妨礙登記檔案的遷移，法律、行政法規(guī)規(guī)定不得遷移的情形除外。
第十五條遷入地登記機(jī)關(guān)和遷出地登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)就登記檔案遷移做好對(duì)接。遷出地登記機(jī)關(guān)移交登記檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)編制登記檔案移交清單，列明移交登記檔案的名稱、卷號(hào)、時(shí)間、頁碼、形式等內(nèi)容，加蓋遷出地登記機(jī)關(guān)公章或者檔案管理專用印章。遷入地登記機(jī)關(guān)接收登記檔案后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)移交清單清點(diǎn)核對(duì)登記檔案，在移交清單上加蓋遷入地登記機(jī)關(guān)公章或者檔案管理專用印章后，送交遷出地登記機(jī)關(guān)。
第十六條移交紙質(zhì)登記檔案的，遷出地登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)通過專人送取、掛號(hào)信或者中國(guó)郵政特快專遞的方式將登記檔案移交至遷入地登記機(jī)關(guān)，不得交由經(jīng)營(yíng)主體自行攜帶。郵寄移交時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)登記檔案資料進(jìn)行密封并加蓋遷出地登記機(jī)關(guān)公章或者檔案管理專用印章。
移交電子登記檔案的，遷出地登記機(jī)關(guān)要將登記檔案的全部電子數(shù)據(jù)遷移至遷入地登記機(jī)關(guān)。電子登記檔案無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接的，遷出地登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)打印遷移的紙質(zhì)登記檔案并加蓋登記機(jī)關(guān)公章或者檔案管理專用印章，按照紙質(zhì)登記檔案移交要求移交至遷入地登記機(jī)關(guān)。遷出地登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)留存遷出經(jīng)營(yíng)主體的電子登記檔案?jìng)洳椤?/p>
遷出地登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)和遷入地登記機(jī)關(guān)的聯(lián)系、配合，跟蹤、掌握登記檔案遷移情況。
第十七條登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)持續(xù)優(yōu)化登記檔案遷移程序，加快登記檔案遷移數(shù)據(jù)共享、信息聯(lián)通，推行登記檔案遷移網(wǎng)上辦理。
遷入地登記機(jī)關(guān)可以通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱登記檔案的，遷移期間經(jīng)營(yíng)主體可以直接在遷入地登記機(jī)關(guān)辦理登記業(yè)務(wù)。
第十八條登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)依法提供登記檔案查詢服務(wù)，維護(hù)登記檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面利用。
第十九條公安機(jī)關(guān)、國(guó)家安全機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)等根據(jù)工作需要依法查詢與本機(jī)關(guān)職責(zé)相關(guān)的登記檔案，查詢?nèi)藛T應(yīng)當(dāng)出具所在機(jī)關(guān)公函或者相關(guān)文書，以及本人的有效工作證件。
第二十條相關(guān)公民、法人或者其他組織可以根據(jù)自身生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、工作生活需要，向登記機(jī)關(guān)申請(qǐng)查詢下列登記檔案：
(一)經(jīng)營(yíng)主體可以查詢自身的登記檔案;
(二)經(jīng)營(yíng)主體有效登記在冊(cè)的相關(guān)人員，包括公司的法定代表人、有限責(zé)任公司和非上市股份有限公司股東、非公司企業(yè)法人的法定代表人和出資人、農(nóng)民專業(yè)合作社(聯(lián)合社)的法定代表人和成員，合伙企業(yè)合伙人、個(gè)人獨(dú)資企業(yè)投資人、個(gè)體工商戶經(jīng)營(yíng)者、各類分支機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人等，可以查詢其個(gè)人任職或者出資的經(jīng)營(yíng)主體的登記檔案;
(三)受當(dāng)事人委托的律師可以查詢與其受委托事項(xiàng)相關(guān)的登記檔案;
(四)公證、仲裁、司法鑒定等機(jī)構(gòu)可以查詢與其工作內(nèi)容相關(guān)的登記檔案;
(五)破產(chǎn)管理人可以查詢其負(fù)責(zé)破產(chǎn)清算經(jīng)營(yíng)主體的登記檔案。
有關(guān)檔案查詢申請(qǐng)不符合法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定，或者可能危害國(guó)家安全、社會(huì)公共利益的，登記機(jī)關(guān)不予查詢并說明理由。
登記機(jī)關(guān)作出登記決定時(shí)出具的審核文件，僅限公安機(jī)關(guān)、國(guó)家安全機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)等辦理涉及登記機(jī)關(guān)的案件時(shí)進(jìn)行查閱。
第二十一條登記檔案信息實(shí)行實(shí)名查詢，查詢?nèi)藛T應(yīng)當(dāng)出具本人有效身份證件并配合登記機(jī)關(guān)核驗(yàn)身份信息。
申請(qǐng)查詢登記檔案，應(yīng)當(dāng)提交查詢檔案申請(qǐng)表以及以下材料：
(一)經(jīng)營(yíng)主體指定的查詢?nèi)藛T應(yīng)當(dāng)出具經(jīng)營(yíng)主體的授權(quán)委托書或者有效介紹信，以及加蓋公章的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件或者電子營(yíng)業(yè)執(zhí)照，未刻制公章的個(gè)體工商戶提交由經(jīng)營(yíng)者簽名的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件或者電子營(yíng)業(yè)執(zhí)照;
(二)經(jīng)營(yíng)主體有效登記在冊(cè)的相關(guān)人員查詢、查閱個(gè)人任職或者出資的經(jīng)營(yíng)主體的登記檔案，應(yīng)當(dāng)出具合法有效的主體資格文件，非上市股份有限公司股東還應(yīng)當(dāng)出示股票憑證或者股東名冊(cè)等能表明其資格的文件;
(三)律師應(yīng)當(dāng)出具本人的執(zhí)業(yè)證書、載明其承辦法律事務(wù)具體信息的律師事務(wù)所證明以及查詢承諾書;
(四)公證、仲裁等機(jī)構(gòu)工作人員應(yīng)當(dāng)出具所在機(jī)構(gòu)證明以及本人執(zhí)業(yè)證件;司法鑒定機(jī)構(gòu)工作人員應(yīng)當(dāng)出具有關(guān)單位委托其鑒定的委托書、加蓋鑒定機(jī)構(gòu)公章的介紹信或者公函;
(五)破產(chǎn)管理人指定的查詢?nèi)藛T應(yīng)當(dāng)出具破產(chǎn)管理人的授權(quán)委托書、人民法院破產(chǎn)案件受理裁定書以及指定管理人決定書。
第二十二條登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)為社會(huì)提供登記檔案記載的登記事項(xiàng)信息查詢服務(wù)。任何組織和個(gè)人均可以向登記機(jī)關(guān)申請(qǐng)查詢登記事項(xiàng)信息。
登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)申請(qǐng)人的需要在登記事項(xiàng)信息查詢結(jié)果上加蓋檔案查詢專用章。
第二十三條鼓勵(lì)登記機(jī)關(guān)加快推進(jìn)登記檔案電子化，實(shí)現(xiàn)以登記檔案數(shù)字化副本代替原件，提供互聯(lián)網(wǎng)自助查詢、下載服務(wù)。
通過互聯(lián)網(wǎng)自助查詢登記檔案的，按照本辦法第十九條、第二十條、第二十一條的規(guī)定執(zhí)行。
第二十四條登記檔案數(shù)字化副本應(yīng)當(dāng)為符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的版式文件，與原件內(nèi)容保持一致，逐頁加載登記機(jī)關(guān)相關(guān)標(biāo)識(shí)或者檔案查詢電子印章，逐頁標(biāo)注查詢?nèi)藛T相關(guān)信息水印標(biāo)識(shí)，防止副本被非法利用。
相關(guān)登記檔案數(shù)字化副本已經(jīng)加載登記機(jī)關(guān)相關(guān)標(biāo)識(shí)或者檔案查詢電子印章的，下載后可自行打印使用，打印文件無需另行加蓋相關(guān)印章。
第二十五條查詢?nèi)瞬坏靡圆徽?dāng)方式獲取、利用登記檔案或者牟取不正當(dāng)利益。
前款所稱不正當(dāng)方式包括但不限于提交虛假材料或者采取其他欺詐手段隱瞞重要事實(shí)申請(qǐng)查詢登記檔案。
查詢登記檔案，不得在案卷上修改、涂抹、標(biāo)注，不得拆取、損毀或者違規(guī)抄錄、公布、帶離登記檔案資料。
第二十六條登記檔案內(nèi)容涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私和個(gè)人信息等內(nèi)容的，其保管和利用應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。
登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)資料文件或者信息的分類保管和利用，遵守國(guó)家有關(guān)規(guī)定。
第二十七條行政機(jī)關(guān)和法律、法規(guī)授權(quán)的具有管理公共事務(wù)職能的組織違反《中華人民共和國(guó)反壟斷法》《公平競(jìng)爭(zhēng)審查條例》等法律法規(guī)規(guī)章的規(guī)定，限制、妨礙經(jīng)營(yíng)主體登記檔案遷移的，應(yīng)當(dāng)依法予以處理。
第二十八條登記檔案管理部門工作人員有下列行為之一，縣級(jí)以上登記檔案管理部門可以對(duì)直接責(zé)任人員和負(fù)有管理責(zé)任的主管人員依法依規(guī)給予處分;涉嫌犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。
(一)丟失登記檔案的;
(二)違規(guī)提供、抄錄、復(fù)制登記檔案的;
(三)買賣或者非法轉(zhuǎn)讓登記檔案的;
(四)篡改、損毀、偽造或者擅自銷毀登記檔案的;
(五)將登記檔案出賣、贈(zèng)送給外國(guó)人或者外國(guó)組織的;
(六)不按規(guī)定歸檔或者不按期移交登記檔案，被責(zé)令改正而拒不改正的;
(七)不按規(guī)定向社會(huì)提供利用登記檔案的;
(八)明知登記檔案存在安全隱患而不采取補(bǔ)救措施，造成登記檔案損毀、滅失，或者存在安全隱患逾期未整改的;
(九)發(fā)生登記檔案安全事故后，不采取搶救措施或者隱瞞不報(bào)、拒絕調(diào)查的;
(十)玩忽職守，造成登記檔案損毀、遺失的;
(十一)其他依法應(yīng)當(dāng)給予處分的行為。
相關(guān)組織和個(gè)人在查閱和利用登記檔案時(shí)，故意造成登記檔案丟失、損毀，或者有其他損害登記檔案實(shí)體和信息安全的行為，涉嫌犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。
第二十九條各省、自治區(qū)、直轄市和新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)市場(chǎng)監(jiān)督管理部門可以根據(jù)本辦法，結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，制定本地區(qū)的具體實(shí)施細(xì)則。
第三十條外國(guó)企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的登記檔案管理參照本辦法執(zhí)行。
第三十一條本辦法自2025年3月20日起施行。
