認(rèn)證機構(gòu)“單方面遠(yuǎn)程審核”引發(fā)的思考
本網(wǎng)訊（通訊員 河南南陽市市場監(jiān)管局 譚彥海）2020年新年伊始，由于新冠肺炎疫情的發(fā)生，對整個認(rèn)證行業(yè)產(chǎn)生了巨大的影響，審核人員因部分獲證企業(yè)處于疫情高風(fēng)險地區(qū)，而無法進(jìn)入現(xiàn)場進(jìn)行審核，獲證企業(yè)的臨期的認(rèn)證證書無法延續(xù)，緊急情況下市場監(jiān)管總局辦公廳《關(guān)于在新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間實施好質(zhì)量認(rèn)證相關(guān)工作的通知》推出了相應(yīng)審核措施，從而保證了新冠疫情防控期間，認(rèn)證機構(gòu)的認(rèn)證活動合規(guī)、有效、可持續(xù)。在此期間出現(xiàn)了新的現(xiàn)場審核方式即“遠(yuǎn)程審核”。然而，在國家市場監(jiān)管總局2020年組織的認(rèn)證從業(yè)機構(gòu)“雙隨機、一公開”檢查過程中也遇到了涉及遠(yuǎn)程審核的合法性、連續(xù)性、真實性、保密性等一些新問題，為我們的后續(xù)執(zhí)法監(jiān)管帶來了新的思考。
一、遠(yuǎn)程審核的合法性問題
遠(yuǎn)程審核是新冠疫情期間為保證獲證企業(yè)證書持續(xù)有效的一種措施，但是對于遠(yuǎn)程審核的理解也僅限于CNAS-CC14《信息和通信技術(shù)（ICT）在審核中應(yīng)用》中的定義，沒有任何的規(guī)則、規(guī)范對ICT審核技術(shù)進(jìn)行規(guī)定，審核中出現(xiàn)的問題也沒有監(jiān)管依據(jù)。
“遠(yuǎn)程審核”不難理解，其實就是CNAS-CC14《信息和通信技術(shù)（ICT）在審核中應(yīng)用》規(guī)定的以信息和通信技術(shù)獲取信息的方式替代傳統(tǒng)的現(xiàn)場審核，那“單方面”又作何解釋呢？所謂的“單方面”就是指認(rèn)證機構(gòu)從編制審核計劃、發(fā)送審核通知、現(xiàn)場審核首/末次會議簽到表、現(xiàn)場審核報告直至出具認(rèn)證證書等一系列認(rèn)證活動不僅未提前在監(jiān)管部門備案也未通知受審核方，且在貫穿認(rèn)證活動始末的所有環(huán)節(jié)也均未對可能影響認(rèn)證結(jié)果有效性的關(guān)鍵信息進(jìn)行描述。這一做法，與CNAS-CC14《信息和通信技術(shù)（ICT）在審核中應(yīng)用》中要求部分的規(guī)定相向而行。
二、遠(yuǎn)程審核的連續(xù)性和真實性問題
筆者在對2020年認(rèn)證從業(yè)機構(gòu)的“雙隨機”檢查中發(fā)現(xiàn)，某認(rèn)證機構(gòu)于7月26日上午至7月27日下午對某物業(yè)公司的三體系（質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系、職業(yè)健康安全管理體系）進(jìn)行了第一次監(jiān)督審核，8月11日作出符合要求，同意繼續(xù)保持認(rèn)證注冊資格的決定。在此期間，認(rèn)證機構(gòu)于7月21日出具了《審核項目發(fā)送通知》，通知中顯示共有5名人員參與審核，在《管理體系審核計劃》中明確了其中3名為審核員，2名為技術(shù)專家；在檢查獲證組織提供的7月26日的首/末次會議簽到表中發(fā)現(xiàn)，簽到表只有4名審核組成員簽字，遂詢問獲證組織有關(guān)人員，其聲稱其中一名審核員是因疫情原因不能到現(xiàn)場參與審核，將采用所謂“遠(yuǎn)程審核”的方式開展工作，此為其一；認(rèn)證機構(gòu)從《管理體系審核計劃》、《審核項目發(fā)送通知》、《首/末次會議簽到表》到《現(xiàn)場審核報告》以及通過“認(rèn)證行政監(jiān)管系統(tǒng)”查詢，均未提到審核員將采用“遠(yuǎn)程審核”的方式參與審核活動，此為其二；經(jīng)過詢問調(diào)查，采用“遠(yuǎn)程審核”的審核員是通過微信視頻通話的方式與獲證組織有關(guān)人員僅進(jìn)行了約十分鐘的交流，期間交流了什么不得而知，此為其三；也就是說，認(rèn)證機構(gòu)在審核活動策劃階段并未對整個流程進(jìn)行充分合理地安排，獲證組織是在審核組到達(dá)現(xiàn)場后才知道其中一名審核員因為疫情原因到不了現(xiàn)場，這不僅完全忽視了獲證組織應(yīng)提前獲悉此消息的知情權(quán)，且只有約十分鐘的視頻交流會不會讓獲證組織認(rèn)為如此“高大上”的認(rèn)證其實不過就是走個過場？試問，即便因為疫情原因不得已要采取“遠(yuǎn)程審核”開展工作，為何在國家認(rèn)監(jiān)委的“認(rèn)證監(jiān)管系統(tǒng)”中未提前報備？在簽到表中為何沒有進(jìn)行情況描述？最終的《現(xiàn)場審核報告》又不做備注？如果不是此次“雙隨機”檢查，是不是監(jiān)管部門就不掌握這種情況？是不是就“蒙混過關(guān)”了？遠(yuǎn)程審核會不會通過簡短的視頻只展示審核員想要看到的內(nèi)容呢？由此可見，審核活動的連續(xù)性和審核結(jié)果的真實性都是無法得到保障的。
那么，“遠(yuǎn)程審核”行不行？當(dāng)然行！如果，認(rèn)證機構(gòu)能夠在最大限度地確保認(rèn)證審核有效性的前提下，有一套針對遠(yuǎn)程審核的基本規(guī)范、必要的信息系統(tǒng)和基礎(chǔ)設(shè)施，審核員具備對認(rèn)證行業(yè)敬畏與熱愛以及專業(yè)的審核技能，再加上獲證組織的積極配合，“遠(yuǎn)程審核”一定會在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異的變革時代發(fā)揮其1+1>2的引領(lǐng)示范效應(yīng)。
“遠(yuǎn)程審核”好不好？當(dāng)然好！遠(yuǎn)程審核其實是為認(rèn)證機構(gòu)提供另外一種思路，促進(jìn)認(rèn)證機構(gòu)進(jìn)一步改進(jìn)其審核模式，最大化利用資源，從而更好地服務(wù)受審核方。對認(rèn)證機構(gòu)而言，遠(yuǎn)程審核可以減少審核員現(xiàn)場審核的人日數(shù)，給審核安排帶來更多的便利性；同時，基于可靠信息系統(tǒng)獲取的遠(yuǎn)程審核證據(jù)可以大大降低審核的風(fēng)險，受審核方出于應(yīng)對審核另行編造的記錄很難與信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)對應(yīng)，數(shù)據(jù)造假也更容易被發(fā)現(xiàn)。對受審核方而言，遠(yuǎn)程審核的實施可以有效地降低其取得證書的總成本。慣例上，國內(nèi)認(rèn)證機構(gòu)大多會在合同中注明由受審核方承擔(dān)審核員的差旅食宿費用，減少現(xiàn)場的人日數(shù)意味著受審核方的開支會變?。涣硪环矫?，對那些網(wǎng)絡(luò)化、無紙化辦公的企業(yè)而言，審核員使用與其相仿的方式索取文檔、表單和記錄，驗證其內(nèi)控制度的有效性，也是他們所樂于接受的。對審核員而言，遠(yuǎn)程審核一方面可以降低旅途奔波帶來的疲勞，另一方面，由于遠(yuǎn)程獲取的信息很多都是具有高度的結(jié)構(gòu)化和標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)資料，審核員可以很容易在此基礎(chǔ)上進(jìn)行進(jìn)一步的分析和匯總，進(jìn)而提出高水平的審核結(jié)論以及編寫出受審核方管理層“更容易理解”的審核報告。（這段與現(xiàn)行有效的規(guī)則相沖突）
遠(yuǎn)程審核技術(shù)應(yīng)用的獲益方不僅僅限于認(rèn)證機構(gòu)、受審核方和審核員三方，組織最高管理層、以及質(zhì)量、運營、物料、供應(yīng)鏈和內(nèi)審管理人員也均可從中獲益。
三、遠(yuǎn)程審核的保密性問題
遠(yuǎn)程審核作為新的審核手段應(yīng)用時間較短，是為了新冠疫情期間保證獲證企業(yè)證書的連續(xù)性和認(rèn)證的有效性采取的一種臨時性措施。認(rèn)證機構(gòu)進(jìn)行遠(yuǎn)程審核的方式大多數(shù)是采取QQ、釘釘、微信等會議室或視頻的方式進(jìn)行遠(yuǎn)程視頻審核，一些企業(yè)的加工工藝或者生產(chǎn)技術(shù)屬于保密的，認(rèn)證機構(gòu)進(jìn)場審核時審核人員需要簽訂保密協(xié)議或者保密承諾書的文件，采用第三方公共軟件的形式進(jìn)行視頻審核還需對第三方視頻軟件的安全性進(jìn)行評估，需要有嚴(yán)格的操作流程和視頻保密程序措施。在國家未建立綜合遠(yuǎn)程視頻審核軟件的前提下進(jìn)行視頻遠(yuǎn)程審核其安全性存在重大疑問。
遠(yuǎn)程審核技術(shù)應(yīng)用應(yīng)明確法律地位，做到監(jiān)管有依據(jù)，處理有條款，同時還應(yīng)在真實性和安全性的問題上進(jìn)行要求后才可以作為常規(guī)的審核手段，各認(rèn)證機構(gòu)應(yīng)在現(xiàn)有的認(rèn)證規(guī)則的框架下減少遠(yuǎn)程審核的比例，做到非必要不遠(yuǎn)程。監(jiān)管部門應(yīng)做到審慎包容的態(tài)度進(jìn)行監(jiān)管。
由此可見，遠(yuǎn)程審核是一把雙刃劍，用得好，可以更大程度上保持認(rèn)證活動的連續(xù)性；用得不好，無疑會影響認(rèn)證的有效性。遠(yuǎn)程審核的應(yīng)用給廣大認(rèn)證機構(gòu)既帶來了機遇，又帶來了挑戰(zhàn)。如何使遠(yuǎn)程審核在最大限度地確保認(rèn)證審核有效性的前提下，降低疫情對認(rèn)證審核工作的影響，真正為復(fù)工復(fù)產(chǎn)發(fā)揮積極作用，是大家需要不斷總結(jié)和完善的；如何正確應(yīng)用遠(yuǎn)程審核也需要深入研究、合理策劃、規(guī)范實施、全程監(jiān)控、不斷總結(jié)。如果認(rèn)證機構(gòu)想常態(tài)化使用遠(yuǎn)程審核技術(shù)，就目前認(rèn)證機構(gòu)所采用的手段還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要認(rèn)證機構(gòu)進(jìn)一步地研究和實踐。只有這樣，才能正確發(fā)揮遠(yuǎn)程審核的作用。
